A partir deste mês, a Ufla está iniciando o processo de padronização dos seus documentos. Até então, não havia regras que determinassem como as comunicações oficiais da instituição deveriam ser elaboradas.

Conscientizando-se do problema existente, a Proplag – Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão, por intermédio do órgão de documentação arquivística (Arquivo Central), resolveu padronizar toda a documentação. “Tomando por base as normas da arquivologia e tendo como referência o Manual da Presidência da República, os formatos as serem utilizados pela instituição foram criados”, explica o arquivista da Ufla, Inaldo Nascimento Conceição.

O processo foi dividido em duas etapas. Num primeiro momento, estão sendo colocados no mesmo padrão os documentos: ofício, memorando, circular e portaria. Posteriormente, a padronização dos comunicados se estenderá aos formulários específicos de cada setor.

Como proceder?

Para participar desse processo, os responsáveis pela elaboração dos documentos das pró-reitorias, departamentos e demais setores da Ufla deverão enviar um e-mail para o endereço arquivocentral@proplag.ufla.br, solicitando o conjunto dos modelos de documentos. Junto à solicitação, os interessados devem enviar o nome de sua unidade, subunidade (se houver), telefone e e-mail. 

O arquivista Inaldo responderá ao correio eletrônico enviando os arquivos personalizados a cada unidade.